Hiện nay, chưa có văn bản nào quy định tập trung các trường hợp ủy quyền phải công chứng, chứng thực, việc công chứng, chứng thực văn bản ủy quyền được quy định rải rác ở nhiều văn bản quy phạm pháp luật khác nhau.
Bộ luật dân sự 2005 trước đây có quy định về hình thức ủy quyền do các bên thỏa thuận, trừ trường hợp pháp luật quy định về việc ủy quyền phải lập thành văn bản. Điều này có nghĩa rằng, nếu pháp luật không có quy định việc ủy quyền đó phải lập thành văn bản thì các bên có thể ủy quyền bằng lời nói hoặc hành vi cụ thể.
Cho đến khi Bộ luật dân sự 2015 ra đời, thay thế Bộ luật dân sự 2005 thì vấn đề này không được nêu ra, tuy nhiên, với ý nghĩa là luật chung, nên Bộ luật này chỉ quy định các trường hợp được ủy quyền (Điều 138). Còn ủy quyền như thế nào, bằng hình thức gì thì để luật riêng (luật chuyên ngành) thực hiện điều đó.
Đây là những trường hợp ủy quyền buộc phải lập thành văn bản:
- Thành viên của hộ gia đình, tổ hợp tác, tổ chức khác không có tư cách pháp nhân ủy quyền cho người đại diện cho hộ gia đình, tổ hợp tác, tổ chức khác không có tư cách pháp nhân tham gia xác lập, thực hiện giao dịch dân sự. (Khoản 1 Điều 101 Bộ luật dân sự 2015)
- Vợ chồng bên nhờ mang thai hộ ủy quyền cho nhau hoặc vợ chồng bên mang thai hộ ủy quyền cho nhau về thỏa thuận. (Văn bản ủy quyền trong trường hợp này phải có công chứng, lưu ý, việc ủy quyền cho người thứ ba không có giá trị pháp lý) (Khoản 2 Điều 96 Luật hôn nhân gia đình 2014)
- Người đại diện được người sử dụng lao động ủy quyền để thực hiện điều tra tai nạn lao động cấp cơ sở, trong trường hợp chưa thành lập tổ chức công đoàn cơ sở, người làm công tác an toàn lao động, người làm công tác y tế (Khoản 1 Điều 35 Luật an toàn vệ sinh lao động 2015)
- Người được người sử dụng lao động ủy quyền quản lý lao động yêu cầu người lao động thực hiện công việc theo yêu cầu ngoài nơi làm việc hoặc ngoài giờ làm việc và người lao động này bị tai nạn lao động thì người lao động được hưởng chế độ bảo hiểm tai nạn lao động. (Khoản 1 Điều 45 Luật an toàn vệ sinh lao động 2015)
- Cá nhân ủy quyền cho người khác làm thủ tục yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp số 1.
(Lưu ý, trường hợp người yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp là cha, mẹ, vợ, chồng, con của người được cấp Phiếu lý lịch tư pháp thì không cần văn bản ủy quyền) (Khoản 3 Điều 45 Luật lý lịch tư pháp 2009)
- Chủ nợ ủy quyền cho người khác tham gia Hội nghị chủ nợ (Khoản 1 Điều 77 Luật phá sản 2014)
- Người nộp đơn yêu cầu mở thủ tục phá sản, chủ DN hoặc người đại diện hợp pháp của DN, HTX mất khả năng thanh toán nếu không tham gia Hội nghị chủ nợ thì ủy quyền cho người khác tham gia. (Khoản 1 Điều 78 Luật phá sản 2014)
- Người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch, yêu cầu đăng ký các việc hộ tịch theo quy định uỷ quyền cho người khác thực hiện thay, trừ trường hợp đăng ký kết hôn, đăng ký lại việc kết hôn, đăng ký nhận cha, mẹ, con.
(Lưu ý: Văn bản ủy quyền phải được công chứng, chứng thực; phạm vi uỷ quyền có thể gồm toàn bộ công việc theo trình tự, thủ tục đăng ký hộ tịch từ khi nộp hồ sơ đến khi nhận kết quả đăng ký hộ tịch.
Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải công chứng, chứng thực, nhưng phải có giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người uỷ quyền)
(Khoản 2 Điều 6 Luật hộ tịch 2014 và Điều 2 Thông tư 15/2015/TT-BTP)
- Người đại diện theo pháp luật duy nhất của DN khi xuất cảnh khỏi VN ủy quyền cho người khác thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình. (Khoản 3 Điều 13 Luật doanh nghiệp 2014)
- Chủ tịch HĐTV vắng mặt hoặc không đủ năng lực để thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình ủy quyền cho một thành viên thực hiện các quyền và nghĩa vụ của Chủ tịch Hội đồng thành viên theo nguyên tắc quy định tại Điều lệ công ty. (Khoản 4 Điều 57 Luật doanh nghiệp 2014)
- Chủ tịch công ty (doanh nghiệp nhà nước) vắng mặt ở Việt Nam trên 30 ngày ủy quyền bằng văn bản cho người khác thực hiện một số quyền, nghĩa vụ của Chủ tịch công ty. (Khoản 7 Điều 98 Luật doanh nghiệp 2014)
- Cổ đông ủy quyền cho người khác tham gia Đại hội đồng cổ động. (Khoản 1 Điều 140 Luật doanh nghiệp 2014)
- Chủ tịch Hội đồng quản trị vắng mặt hoặc không thể thực hiện được nhiệm vụ của mình thì ủy quyền cho một thành viên khác thực hiện các quyền và nghĩa vụ của Chủ tịch Hội đồng quản trị theo nguyên tắc quy định tại Điều lệ công ty. (Khoản 4 Điều 152 Luật doanh nghiệp 2014)
- Đương sự hoặc người đại diện theo pháp luật của đương sự ủy quyền tham gia tố tụng hành chính (Khoản 3 Điều 60, Khoản 6 Điều 205 Luật tố tụng hành chính 2015)
- Đương sự ủy quyền cho người khác tham gia tố tụng dân sự, trừ trường hợp ly hôn (Điều 86 Bộ luật tố tụng dân sự 2015)
- Người Việt Nam định cư ở nước ngoài không thuộc đối tượng được mua nhà ở gắn liền với quyền sử dụng đất ở Việt Nam được nhận thừa kế thì ủy quyền cho người khác thuộc diện được nhận thừa kế quyền sử dụng đất nộp hồ sơ về việc nhận thừa kế tại cơ quan đăng ký đất đai để cập nhật vào sổ địa chính. (Khoản 4 Điều 186 Luật đất đai 2013)
- Người nhận thừa kế là Người Việt Nam định cư ở nước ngoài không thuộc đối tượng được mua nhà ở gắn liền với quyền sử dụng đất ở Việt Nam ủy quyền cho người trông nom hoặc tạm sử dụng đất và thực hiện nghĩa vụ theo quy định của pháp luật về đất đai và quy định khác của pháp luật có liên quan. (Khoản 5 Điều 186 Luật đất đai 2013)
