Khi hoạt động tại Việt Nam, nhiều công ty có vốn nước ngoài tại Việt Nam sẽ có nhu cầu bổ nhiệm người nước ngoài làm đại diện theo pháp luật của công ty. Đây là nhu cầu tất yếu vì người đại diện theo pháp luật có quyền thay mặt công ty thực hiện các giao dịch, ký kết hợp đồng và thay mặt công ty thực hiện các quyền và nghĩa vụ luật định. Việc bổ nhiệm người nước ngoài làm đại diện theo pháp luật của công ty tại Việt Nam sẽ giúp phía nước ngoài kiểm soát tốt hơn việc quản lý, điều hành và ra các quyết định kinh doanh hàng ngày tại Việt Nam. Tuy nhiên, thời gian gần đây, các quy định về lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam có phần chặt chẽ hơn nên việc bổ nhiệm người nước ngoài làm đại diện theo pháp luật tại Việt Nam cần thực hiện đúng thủ tục luật định. Các nội dung chính trong quy trình bổ nhiệm người đại diện theo pháp luật của công ty có vốn nước ngoài tại Việt Nam cũng như sử dụng người lao động nước ngoài nói chung như sau:
Bước 1: Xác định và báo cáo nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài
Công ty có vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam có trách nhiệm xác định nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài của công ty có vốn nước ngoài tại Việt Nam và gửi về Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.
Mẫu báo cáo giải trình: Mẫu số 1 ban hành kèm Thông tư 40/2016/TT-BLĐTBXH do Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội ban hành ngày 25/10/2016.
Thời gian thực hiện: Trước ít nhất 30 ngày kể từ ngày dự kiến sử dụng lao động nước ngoài.
Thời hạn xử lý: Trong vòng 15 ngày kể từ ngày nhận được báo cáo giải trình của công ty có vốn nước ngoài, Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh sẽ chấp thuận việc sử dụng lao động nước ngoài.
Lưu ý: Hiện nay, nhiều văn phòng đại diện của các công ty nước ngoài tại Việt Nam có kế hoạch tiến tới thành lập công ty có vốn nước ngoài nên mong muốn người đứng đầu văn phòng đại diện kiêm luôn chức vụ đại diện theo pháp luật của công ty. Tuy nhiên, theo Điều 33 Nghị định 07/2016/NĐ-CP thì người đại diện theo pháp luật của một tổ chức kinh tế được thành lập theo pháp luật Việt Nam không được đồng thời là:
– Người đứng đầu Văn phòng đại diện tại Việt Nam;
– Đứng đầu Chi nhánh tại Việt Nam.
Do pháp luật mỗi nước quy định khác nhau nên nhà đầu tư nước ngoài cần lưu ý quy định này để có kế hoạch nhân sự phù hợp, tránh mất thời gian hoặc bị từ chối hồ sơ.
Bước 2: Xin cấp Giấy phép lao động
Điều kiện để người lao động nước ngoài được cấp Giấy phép lao động gồm:
– Có năng lực hành vi dân sự đầy đủ theo quy định của pháp luật;
– Có sức khỏe phù hợp với yêu cầu công việc;
– Là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật;
– Không phải là người phạm tội hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật Việt Nam và pháp luật nước ngoài;
– Đã có văn bản chấp thuận sử dụng lao động nước ngoài của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.
Hồ sơ đề nghị cấp Giấy phép lao động bao gồm:
– Văn bản đề nghị cấp Giấy phép lao động của người sử dụng lao động (Mẫu số 7 ban hành kèm Thông tư 40/2016/TT-BLĐTBXH);
– Giấy chứng nhận sức khỏe hoặc giấy khám sức khỏe do cơ quan, tổ chức y tế có thẩm quyền của nước ngoài hoặc của Việt Nam cấp có giá trị trong thời hạn 12 tháng, kể từ ngày ký kết luận sức khỏe đến ngày nộp hồ sơ;
– Phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận người lao động nước ngoài không phải là người phạm tội hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự của nước ngoài cấp. Trường hợp người lao động nước ngoài đã cư trú tại Việt Nam thì chỉ cần phiếu lý lịch tư pháp do Việt Nam cấp.
Lưu ý: Phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận này được cấp không quá 06 tháng, kể từ ngày cấp đến ngày nộp hồ sơ.
– Văn bản chứng minh là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật: Tùy chức danh và nội dung công việc mà các loại văn bản chứng minh sẽ khác nhau. Tuy nhiên, nhìn chung lao động nước ngoài đó có ít nhất 03 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực liên quan phù hợp với vị trí công việc mà người lao động nước ngoài đó sẽ đảm nhiệm tại Việt Nam thông qua xác nhận của cơ quan, tổ chức nước ngoài và bằng đại học trở lên.
– 02 ảnh mầu (kích thước 4cm x 6cm, phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính màu), ảnh chụp không quá 06 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ;
– Bản sao có chứng thực hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế còn giá trị theo quy định của pháp luật.
Lưu ý: Đối với giấy chứng nhận sức khỏe hoặc giấy khám sức khỏe, phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận tương đương, văn bản chứng minh nêu trên thì phải là bản sao được công chứng, chứng thực. Nếu các văn bản này do cơ quan nước ngoài cấp thì phải được công chứng theo quy định của nước sở tại và được hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam sau đó được dịch ra tiếng Việt và công chứng tại Việt Nam thì mới có giá trị sử dụng tại Việt Nam.
Thời điểm thực hiện: Trước ít nhất 15 ngày làm việc kể từ ngày người lao động nước ngoài dự kiến làm việc tại công ty thì người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ đề nghị cấp Giấy phép lao động cho lao động nước ngoài.
Nơi nộp hồ sơ: Sở Lao động – Thương binh và Xã hội
Thời hạn xử lý: Trong vòng 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, Sở Lao động – Thương binh và Xã hội sẽ quyết định cấp hoặc không cấp Giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài. Nếu không cấp thì sẽ có văn bản trả lời nêu rõ lý do.
Bước 3: Ký kết hợp đồng lao động
Sau khi người lao động nước ngoài được cấp Giấy phép lao động thì công ty có vốn nước ngoài tại Việt Nam phải ký kết hợp đồng lao động và gửi bản sao hợp đồng đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội trong vòng 05 ngày từ khi ký kết.
Quý Khách hàng có nhu cầu tìm hiểu các quy định pháp luật và thủ tục liên quan đến đầu tư nước ngoài và doanh nghiệp tại Việt Nam, xin vui lòng liên hệ Công ty Kim Húc để được hướng dẫn thêm!
CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ TƯ VẤN KIM HÚC
Địa chỉ: C36-TT8, Khu đô thị Văn Quán, Văn Quán, Hà Đông, Hà Nội
ĐT: 024.3225.2641 Fax: 024.3225.2640
Hotline: 024.3225.2641 / 0943.980.222
Email: consultant@kimhuc.com
